Päivitetty 1.6.2022
Rekisterinpitäjä
Hallituspartnerit ry
Tampere
Yhteyshenkilö
Mervi Sillanpää-Jaatinen
mervi.sillanpaa-jaatinen@hallituspartnerit.fi
0500 233 342
Rekisterin nimi
Hallituspartnerit ry:n jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Tietoja käsitellään seuraavilla oikeusperusteilla ja käyttötarkoituksilla:
- yhdistyslain velvoitteet; jäsenlistan ylläpito
- kirjanpitolain velvoitteet; tiedot tapahtumiin osallistumisesta, laskutustietojen käsittely
- oikeutettu etu; jäsenhakemuksen käsittely, jäsenasioiden hoitaminen, tiedotus, laskutus, ilmoittautumisten hoitaminen, yhteydenottojen käsittely
- rekisteröidyn suostumus; muu markkinointi
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin yhdistyksen jäsenyys on voimassa tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai yhdistyksen toimintaa määrittelevä laki sitä edellyttää. Jäsenhakemukset säilytetään kahden vuoden ajan. Tiedot poistetaan, kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut.
Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Henkilöryhmät ja näiden osalta käsiteltävät henkilötiedot ovat:
- yhdistyksen jäsenyyttä hakevat henkilöt; hakijan nimi- ja yhteystiedot, hakijan hakulomakkeella antamat kuvaustiedot, hakijan ilmoittamat tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja hallitustoimintaan liittyvästä osaamisesta, jäsenhakemuksen käsittelijöiden tekemät kirjaukset
- yhdistyksen jäseneksi liittyneet henkilöt; jäsenen nimi- ja yhteystiedot, jäsenen antamat täydentävät tiedot, osallistuminen tapahtumiin, tiedot jäsenmaksujen suorituksista, jäsenen toimittamat valokuvat, toimenkuvat, jäsenyyden alkamisajankohta, jäsenen ilmoittamat tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja hallitustoimintaan liittyvästä osaamisesta
Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan pääosin rekisteröidyn omalla ilmoituksella. Lisäksi jäseneen liittyviä tietoja saadaan yhdistyksen toimintaa organisoivilta toimihenkilöiltä ja -kunnilta.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle. Henkilötietoja ei myöskään luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja säilytetään teknisesti ja fyysisesti suojattuina. Pääasiallinen säilytysmuoto on sähköiset järjestelmät. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjän edustajat ja palveluntarjoajien tekniset henkilöt. Tietojen käyttäjiä sitoo salassapitovelvollisuus.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa
- pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
- tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin;
- niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen;
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.